Řada podnikatelů, která využívá automobil pro služební účely, by prakticky každodenně měla pracovat s knihou jízd. Ta ale většině jen přidělává starosti a zvyšuje byrokratickou zátěž. Finanční úřady říkají, že evidence jízd slouží k účinné kontrole a k jejímu zrušení se příliš nemají.
Co najdeme v knize jízd? A je vůbec k něčemu?
Kniha jízd je vlastně účetním dokladem, který má sloužit k evidenci údajů o provozu automobilu sloužícího k podnikání. Tento doklad může mít v praxi papírovou i elektronickou podobu. Díky evidenci jízd mohou živnostníci a podnikatelé jednoduše doložit, že automobil skutečně používají k dosažení, udržení a zajištění svých příjmů.
Kniha jízd slouží i k evidenci dodržování bezpečnosti práce
Povinnost vedení knihy jízd se týká všech živnostníků a firem, které uplatňují odpočty DPH z provozování automobilu pro služební účely. Zároveň tato povinnost dopadá na ty, kteří nejsou plátci DPH, ale užívání vozidla prokazují v rámci své daně z příjmů. Vést by ji však měli i ti, kteří při svém podnikání musejí dokládat dodržování bezpečnosti práce, neboť kniha jízd slouží i k evidenci bezpečnostních přestávek.
Výjimku z povinnost vedení knihy jízd mají jen podnikatelé, kteří v rámci svého účetnictví využívají paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem.
Kniha jízd je tedy finančními úřady vnímána jako ucelený soubor důkazů, které na sebe navazují a neodporují si navzájem. Jde o jasnou stopu toho, že je vůz podnikatelem využíván pro ekonomickou činnost, která vyplývá z jeho zaměření.
Základní náležitosti knihy jízd
V prvé řadě platí, že každá kniha jízd v elektronické i papírové podobě by měla obsahovat základní informace o vozidle, pro které je ze strany firmy či živnostníka vedena. Dále se do ní zapisují všechny údaje o cestách, které živnostník v kontextu svého podnikání absolvoval.
Každý podnikatel by měl myslet i na to, že podle současné legislativy je potřeba uchovávat všechny evidované jízdy až po dobu deseti let.
Požadované informace o vozidle:
- Datum zahájení provozu vozidla
- Průměrná spotřeba pohonných hmot podle technického průkazu
- SPZ
- Typ automobilu
Požadované údaje o každé cestě:
- Účel cesty
- Čerpání pohonných hmot – cena i počet natankovaných litrů
- Bezpečnostní přestávky
- Stav tachometru na počátku cesty
- Stav tachometru na konci cesty
- Průjezdní body, cílové místo a lokalita, ze které řidič vyjíždí
- Datum jízdy
- Čas odjezdu
- Čas příjezdu
- V případě cest do zahraničí i mýtné
Jestliže živnostník vůz používá i pro své soukromé účely, je potřeba tyto jízdy jasně a důsledně rozlišovat, neboť kniha jízd u mnohých podnikatelů slouží jako podklad k případné opravě odpočtu daně z přidané hodnoty na konci kalendářního roku.
Evidence jízd se podnikatelům mnohdy příčí
Podnikatelské svazy opakovaně vládní politiky vyzývají, aby se detailní evidence jízd v papírové i v elektronické podobě úplně zrušila. Argumentují tím, že jde o nadměrnou byrokratickou zátěž a tvrdí, že rozlišení soukromých a služebních cest je v praxi možné jinými nástroji.
Finanční úřady se brání tím, že při kontrolách musí postupovat důkladně. Správce daně se díky evidenci knihy jízd snaží odhalit případné pochybnosti o vykázaných kilometrech a reálnosti jednotlivých jízd. Úředníci se tímto způsobem snaží odhalit i případnou daňovou optimalizaci.
I proto by každý podnikatel měl svou knihu jízd vyplňovat obezřetně. Jako nedostatečné mohou být vyhodnoceny kupříkladu popisky jako „návštěva daňového poradce“ nebo „návštěva právníka“. Každý záznam by měl být uveden co možná nejdetailněji a musí mít přímou souvislost s podnikáním.
Zdroj info: Ministerstvo dopravy.
Zdroj médií: Depositphotos.
Zdroj médií: Depositphotos.
